Sous la supervision et la responsabilité du Chef de Section le(la) candidat(e) retenu(e) aura les tâches et responsabilités suivantes :

SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES – Appui administratif général

• Recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques, et communiquer des informations générales aux interlocuteurs téléphoniques
• Tenir un agenda et suivre les échéances et l’évolution du flux de travail
• Exécuter toute autre tâche demandée par le Chef de section ou son adjoint

SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES – Encodage d’informations dans des bases de données

• Vérifier et numériser les documents à encoder
• Encoder les informations relatives aux contrats et autres documents des projets de coopération dans le système informatique de la Commission

INFORMATION et GESTION des DOCUMENTS – Gestion des documents

• Réceptionner, enregistrer, numériser et attribuer le courrier entrant (y compris les courriels)
• Préparer et copier la correspondance pour envoi ; vérifier la mise en page et la qualité générale des documents soumis à la signature
• Suivre le courrier départ jusqu’à son expédition (exemple : acheminement du courrier physique à la signature et vers les destinataires, classement)
• Suivre les échéances et les délais de réponses qui sont du ressort de la section
• Traiter les documents avec discrétion et confidentialité
• Assurer le classement des documents dans les applications informatiques de la Délégation en conformité avec les instructions et lignes guides pertinentes
• Assurer le classement des documents et sur le serveur de la Délégation en conformité avec les instructions internes à la Délégation.

APPUI LOGISTIQUE – Organisation de réunions

• Support logistique à l’organisation de réunions, missions et déplacements des membres de l’équipe (exemple : agenda, réservation d’hôtel, billets d’avion)
• Support logistique aux visites de personnel de l’Union Européenne, experts externes impliqués dans les projets de coopération ou autres visiteurs externes